Digitale veiligheidsbriefing krijgt vervolg in incidentbestrijding
De crisis vanuit huis beteugeld
Uitgevonden tijdens de coronapandemie: een regionale rampenstaf die online en vanuit huis de bestrijding van een incident coördineert. “Het was een ‘eye-opener”, zegt operationeel leider Joost van Gelder, in zijn piketweken voorzitter van de regionale rampenstaf, verzameld in het ROT (Regionaal Operationeel Team, zie kader).
Nee, het was geen kwestie van gewoon een keer inloggen in MS Teams en uitproberen, zegt Joost van Gelder. “Het vindt zijn oorsprong in de wekelijkse veiligheidsbriefing, die we vlak na de eerste lockdown van maart 2020 hebben ingevoerd. Als ROT komen we sindsdien elke maandagmiddag om half vijf digitaal bijeen in MS Teams. Dat gebeurt bij de wisseling van de piketwacht. De ene ploeg heeft zijn dienst van een week erop zitten, de andere ploeg neemt het over.”
Afstemming
Twee redenen waren er voor de invoer van de wekelijkse veiligheidsbriefing, zegt Joost van Gelder. “We kijken terug wat in de week ervoor is gebeurd, welke incidenten zich hebben voorgedaan en brengen in kaart of die nog een staartje hebben. Tegelijkertijd kijken we een week vooruit en nemen we door of er zaken zijn waarmee we op voorhand rekening moeten houden. Die afstemming is al een enorme pre. Bijkomend voordeel is dat je ziet met wie je die week zakendoet als er iets gebeurt. Je weet wie bevolkingszorg doet, je weet wie informatiemanagement doet, et cetera.” Bijeenkomsten van het ROT op maandagmiddag waren er in het verleden ook al, maar dan in fysieke vorm. “Dat was enorm tijdsintensief en dat is ook de reden dat ze op een gegeven moment zijn afgeschaft”, aldus Joost van Gelder. “Vlak voor de coronapandemie waren we in een werkgroep net bezig de mogelijkheden van digitale overlegvormen in kaart te brengen toen de lockdown van kracht werd en die overleggen enorm aan urgentie wonnen. Op dat moment hebben we doorgepakt en gezegd: dat onderzoek laten we verder zitten, we gaan beginnen en al doende leren. We waren er dus al mee bezig, maar de digitalisering rond corona heeft dit enorm versneld.”
“Digitaal kun je heel snel de eerste overlegsessie met elkaar hebben.
Aansluitend kun je altijd nog beslissen dat het beter is bijeen te komen”
Slagvaardiger
Nu, ruim een jaar later, is het digitale overleg niet meer weg te denken, zegt hij. “Mede doordat de beide leiders CoPI voor die week er ook bij zitten, kun je het actuele operationele beeld goed met elkaar delen. Dat scheelt enorm. Je wordt slagvaardiger. Daarnaast is het ook een beetje teambuilding. Je bent als ploeg een kwartier, 20 minuten even elkaar, kunt elkaar even in de ogen kijken.” Tegelijkertijd bleek “als neveneffect” van het digitale overleg dat ook de rampenbestrijding zeker in de eerste fase digitaal goed kan worden aangestuurd. “Een enorm positief punt”, zegt Joost van Gelder. “Afgelopen februari hadden we een GRIP 2-incident met een code zwart door de weersomstandigheden. De gehele incidentbestrijding is toen digitaal gecoördineerd. Het was een ‘eye opener’, en wat mij betreft veelbelovend voor de toekomst.” Want, zegt hij, als de coronamaatregelen straks zijn opgeschort, zijn er twee opties: “Of we springen net als voorheen in de auto en maken dat we in het regionale crisiscentrum in Alkmaar komen, of we komen eerst in MS Teams bij elkaar om te bekijken of het noodzakelijk is daadwerkelijk fysiek bijeen te komen. Persoonlijk is dat mij veel waard – uiteraard in de gevallen waarin het kan. Digitaal kun je namelijk heel snel de eerste overlegsessie met elkaar hebben, de planvorming doen en de lijnen uitzetten. Aansluitend kun je altijd nog beslissen dat het beter is in Alkmaar bijeen te komen. Inmiddels zijn we zover dat we in een appgroep afstemmen wat we in eerste instantie doen. Wat mij betreft een prima zet.”
Wat is en doet het ROT?
Het ROT heeft de operationele leiding over de beheersing of bestrijding van een ramp of incident en adviseert het gemeentelijk of regionaal beleidsteam. In het ROT zitten naast de operationeel leider (voorzitter) de algemeen commandanten bevolkingszorg, brandweerzorg, geneeskundige zorg en politiezorg en een informatiemanager en communicatieadviseur. De algemeen commandanten staan aan het hoofd van de verschillende ondersteunende secties. Zo stuurt de algemeen commandant bevolkingszorg bij een incident de sectie bevolkingszorg aan en wordt hij vanuit diezelfde sectie ‘gevoed’ met actuele informatie, die hij inbrengt in het ROT. Het ROT kan indien nodig en afhankelijk van het type incident worden uitgebreid met vertegenwoordigers van zogenoemde crisispartners, zoals Defensie, het Openbaar Ministerie, Rijkswaterstaat en het Hoogheemraadschap.
Ook apart weekoverleg sectie Bevolkingszorg
Nagenoeg direct aansluitend op de wekelijkse veiligheidsbriefing van het ROT komt ook de stafsectie bevolkingszorg elke maandag voor kort, digitaal overleg bijeen. “In de regel stelt iedereen zich even kort voor, waarna de algemeen commandant terugkoppelt wat in de veiligheidsbriefing is besproken”, zegt specialist risico- en crisisbeheersing Wendy van den Heuvel van de veiligheidsregio. “Tijdens de bijeenkomst ziet iedereen wie die week op piket staat en met wie ze bij een eventueel incident in die week samenwerken. Sinds enige tijd schuiven ook de officier van dienst bevolkingszorg en de voorlichter van dienst aan. Zij zijn bij een incident weliswaar ter plaatse aan het werk, maar ze maken deel uit van het team bevolkingszorg en het is van meerwaarde dat ze erbij zijn.” Het organiseren van de weekbriefing voor de stafsectie bevolkingszorg vormde technisch aanvankelijk een behoorlijke uitdaging, zegt Wendy. “De leden van het Expertteam zijn werkzaam bij allemaal verschillende gemeenten en niet al die gemeenten werkten en werken met dezelfde software, waardoor het even heeft geduurd voordat we iedereen tegelijkertijd online wisten te krijgen in een goed beveiligde MS Teams-omgeving. Inmiddels is dat gelukt en dat is een behoorlijk cruciaal punt. Als bij een GRIP 2-incident het besluit valt dat de rampenstaf niet verzamelt in het crisiscentrum in het hoofdkantoor van de veiligheidsregio, dan moeten mensen wel online bijeen kunnen komen. Een voordeel van het weekoverleg is dat we elke maandagmiddag even snel kunnen checken of ook het technische gedeelte nog op rolletjes loopt.”