Alarmering en samenwerking bij incidenten
Sta je daar lekker op een feestje …
Sta je daar lekker op een feestje, gaat je mobiel. Grote brand, ontruimingen, hulp gewenst. Als medewerker van een gemeente kun je worden gebeld om te worden ingezet vanwege een incident, ook buiten werktijd. Maar hoe werkt dat eigenlijk met die alarmering? Wie bepaalt wie wordt gebeld? En wanneer? We zetten wat zaken op een rij.
“Van elke gemeente bestaat een zogenoemde gemeentekaart”, zegt Nancy Dijkstra, adviseur openbare orde en veiligheid (AOV) bij de gemeente Dijk en Waard. “Die kaart is feitelijk een document met allerlei relevante info over de betreffende gemeente: waar staan risicovolle objecten, bijvoorbeeld. En daarnaast staan er namen en nummers op van gemeenteambtenaren die nodig kunnen zijn bij incidenten. Juristen bijvoorbeeld, of mensen die alles weten van de riolering. Of bijvoorbeeld een collega van bouw- en woningtoezicht.”
Expertteam Bevolkingszorg belt met de gemeente
Elke gemeente vult zelf de eigen gemeentekaart in, vertelt expert risico- en crisiscommunicatie Evelien Tromp. Die wordt aangeleverd bij de veiligheidsregio, die de kaart in een digitale omgeving plaatst waarop de leden van het regionale Expertteam Bevolkingszorg kunnen inloggen. Zij zoeken tijdens een incident telefonisch contact met de gemeentelijke medewerkers die expertise hebben of de ondersteuning kunnen bieden die op dat moment nodig is. Al deze mensen staan op de lijst met naam en telefoonnummer, maar ze draaien geen piketdiensten. Er is geen gegarandeerde bereikbaarheid en dat is tegelijkertijd een klein beetje de achilleshiel van het systeem met de gemeentekaart, zegt Nancy. Daarom is er bij de oprichting van het Expertteam Bevolkingszorg afgesproken dat elke gemeente een CPG (contactpersoon gemeente) op hard piket heeft. Dat zijn medewerkers met zogenaamde ‘doorzettingsmacht’ - meestal managers - die ervoor kunnen zorgen dat de gemeente (alsnog) de expertise en ondersteuning levert die wordt gevraagd, vult Evelien aan.
“Als bijvoorbeeld de burgemeester en de AOV’er automatisch tegelijk willen worden gealarmeerd, dan regelen we dat in”
Aanspreekpunt openbare ruimte
Daarnaast kent elke gemeente de hard piketfunctie CAG: de contactambtenaar gemeentewerken. “Dat is echt nodig ook”, zegt Nancy. “Het is met afstand de meest gealarmeerde functie bij elke gemeente. In vrijwel alle gevallen is het iemand van de buitendienst, met name omdat die afdeling het aanspreekpunt is voor alles wat met de openbare ruimte te maken heeft. Ik vind het persoonlijk altijd verbazingwekkend hoeveel mensen de CAG kent en hoeveel hij van het reilen en zeilen van dingen weet. Meestal is de CAG ook een rechtstreeks aanspreekpunt voor de meldkamer.”
Alarmeren en informeren
Om te zorgen dat de dienstdoende gemeentelijke functionarissen, zoals de CAG en de CPG, snel gealarmeerd kunnen worden, is er een belsysteem met vaste (piket)telefoonnummers. Dit systeem, Smart Respond, wordt ook gebruikt om burgemeesters en AOV’ers snel via de mobiele telefoon te informeren dat er een incident in de gemeente gaande is. Smart Respond is gelinkt aan het computersysteem in de meldkamer. Bij een incident worden op die manier met één druk op de knop, functionarissen in de betreffende gemeente via Smart Respond gealarmeerd. “Het is wel belangrijk dat beheerders op de meldkamer weten dat scenario’s gekoppeld dienen te worden aan het meldkamersysteem”, aldus Evelien, “want het zijn in de kern gescheiden systemen. Het meldkamersysteem is verbonden met alarmeringssysteem P2000. Dat werkt met pagers. Smart Respond is een app op de mobiele telefoon. Daarom staan Wendy van den Heuvel en ik, als beheerders van Smart Respond bij de veiligheidsregio, in nauw contact met de applicatiebeheerder op de meldkamer.”
Inrichten
“Als je kijkt naar Smart Respond, dan gaan de gemeenten over de personen”, zegt Evelien Tromp.“Zij geven de namen en de nummers door en vertellen wie wanneer op welke wijze moet worden gealarmeerd. Vervolgens richten wij Smart Respond in zoals de gemeente dat wil, zoveel mogelijk op maat. Als bijvoorbeeld een burgemeester wil dat hij en de AOV’er automatisch tegelijk hetzelfde bericht krijgen over een incident, dan regelen we dat in. Dan krijgen ze een sms of een spraakbericht, net wat de voorkeur heeft.”
Alternatief
Onlangs heeft de maker van Smart Respond laten weten dat het systeem in de toekomst wordt uitgefaseerd. Dat betekent dat er een ander, vergelijkbaar systeem voor in de plaats komt, zegt Evelien. “Het is nog niet bekend wanneer de maker precies gaat stoppen. Maar we zijn bewust in een zeer vroeg stadium geïnformeerd, zodat we voldoende tijd hebben voor de oriëntatie op en vervolgens de aanschaf en implementatie van een alternatief systeem.”
“Je kunt niet bouwen op alleen een systeem”
Heerhugowaard en Langedijk fuseerden per 1 januari jl. Dat betekende dat twee bestaande gemeentekaarten moesten worden samengevoegd tot een nieuwe en dat ook wijzigingen in Smart Respond moesten worden doorgevoerd. “Het is praktisch goed in te regelen, maar we hebben wél de tijd nodig gehad om het goed in te richten en te dubbelchecken”, zegt Nancy Dijkstra. “De fusie werd 31 december om middernacht formeel effectief. Dat betekende dat we in de praktijk van het ene op het andere moment moesten klaarstaan voor alarmeringen.” Door een ambtelijke fusie op 1 januari 2020 was sinds die datum al sprake van één ambtelijke organisatie. “Als team waren we klaar voor deze vervolgstap, namelijk de bestuurlijke samenvoeging waarmee de nieuwe gemeente Dijk en Waard is gevormd. Dat betekende wel een verandering, want je gaat dan van twee colleges naar één nieuw gemeentebestuur. Je moet zelf het wiel een beetje uitvinden. We waren niet de eerste met een bestuurlijke fusie, maar de ontwikkelingen rondom de crisisaanpak en de systemen hebben ook niet stilgestaan. Gelukkig konden we technisch gezien de twee bestaande systemen met de jaarwisseling uitzetten en tegelijkertijd het nieuwe systeem activeren. Maar dan nog heb je dat het nieuwe college pas na 1 januari wordt geïnstalleerd. We hadden per 1 januari een nieuwe waarnemend burgemeester. Hij kende ons niet, maar moest natuurlijk wel op ons kunnen vertrouwen. Daarom hebben we vooraf ook uitgebreid met hem gesproken en zaken ten behoeve van de rampen- en crisisaanpak afgestemd, gezorgd dat alle horloges gelijk stonden, zeg maar.” Dat laatste was ongelooflijk belangrijk, zegt ze. “De burgemeester is in een gemeente verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Hij moet dan kunnen bouwen op de mensen in zijn organisatie. Je kunt niet blind vertrouwen op een systeem. In het verleden kreeg een locoburgemeester hier ooit een alarmering niet omdat zijn nummer niet goed in Smart Respond stond. Een kleine vergissing kan grote gevolgen hebben. Als team moet je daarom altijd stand-by zijn.” “In Dijk en Waard is het nu zo ingericht dat de burgemeester door Smart Respond samen met de dienstdoende AOV’er wordt gealarmeerd. Zodra ik een bericht krijg, zoek ik direct contact met de burgemeester om aan te geven dat ook ik ben gealarmeerd en dat ik navraag ga doen. Dat contact is de dubbelcheck en cruciaal wat mij betreft. Want hoe goed je het ook regelt, er kan technisch van alles misgaan. “Vertrouwen op alleen een systeem is in dat opzicht écht niet afdoende.”