ADVISEUR COMMUNICATIE IN HET REGIONAAL BELEIDSTEAM (RBT):
Zeggen hoe het wél moet in plaats van wat niet kan
Sinds maart vorig jaar maakt Roos Bastiaan van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord als adviseur communicatie deel uit van het Regionaal Beleidsteam (RBT), dat in onze regio de regie voert over de bestrijding van de coronacrisis. “Ik vond het eerst écht behoorlijk spannend.”
Op 12 maart 2020 schaalden in opdracht van het Veiligheidsberaad alle 25 veiligheidsregio’s vanwege de corona-uitbraak op naar GRIP 4, de hoogste alarmfase bij rampen en crises. Op dat moment was het coronavirus in ‘veiligheidsland’ allang geen onbekend fenomeen meer, zegt Roos Bastiaan. “Ruim een maand ervoor hadden we al een zogenoemd pre-ROT (Regionaal Operationeel Team) gevormd, omdat het coronavirus wereldwijd zo snel om zich heen greep. En begin maart was er op verzoek van een aantal burgemeesters in het algemeen bestuur van de veiligheidsregio een presentatie over het virus, inclusief een arts-epidemioloog van de GGD die zich in een beschermend pak hees en uitleg gaf.” Met name als gevolg van dat voortraject stond ze bepaald niet met lege handen toen GRIP 4 werd afgekondigd en zij als adviseur communicatie in het RBT ineens deel uitmaakte van de rampenstaf (zie kader). “We maakten op dat moment als veiligheidsregio al enige tijd omgevingsanalyses, door op sociale media bij te houden hoe het coronavirus in Noord-Holland Noord leefde en hoe er over werd gesproken. Zo kon ik bij de eerste vergadering van het RBT redelijk duidelijk aangeven hoe in onze regio op dat moment naar het virus en de impact ervan werd gekeken. Ook hebben we vanuit communicatie in het RBT al in een vroeg stadium benadrukt dat het belangrijk was alle gemeenten en andere partijen goed te informeren over besluiten van het RBT. Daarvoor is een speciale nieuwsbrief in het leven geroepen, die nog steeds na elke RBT-bijeenkomst wordt verzonden.”
Gedragsbeïnvloeding
Cruciaal in de begintijd was met name de gedragsbeïnvloeding, zegt ze. “We hadden geen enkel wapen tegen het virus. Er was geen vaccin, er was geen testcapaciteit, er was ook nog niet zoveel bekend over het virus. We hadden voornamelijk communicatie en gedragsbeïnvloeding als instrumenten om mensen te doordringen van de noodzaak om bijvoorbeeld anderhalve meter afstand te houden, geen handen te schudden en in winkels maar ook in de buitenruimte bewust met looproutes om te gaan. Daar ontwikkelden we campagnes voor, zoals ‘Houd vijf stoeptegels afstand’. Datzelfde deden we om het hamsteren tegen te gaan. Dat lijkt alweer een eeuwigheid geleden, maar was toen echt wel een ding.” Gedurende de ruim twaalf maanden die de pandemie inmiddels duurt, had Roos in het RBT met drie voorzitters te maken. Eerst Piet Bruinooge, na diens vertrek afgelopen zomer burgemeester Jan Nieuwenburg van Hoorn en sinds oktober Emile Roemer als waarnemend burgemeester van Alkmaar. Met alle drie was en is het goed samenwerken, zegt ze. “In het begin was het best spannend om deel uit te maken van zo’n staf, waarin behalve burgemeesters ook onder meer de directeur publieke gezondheid en de districtschef van politie zitten. Maar gaandeweg veranderde dat en inmiddels zie ik het zelf als een overleg als alle andere. Het draait om professionaliteit en kennis van zaken.”
“We hadden geen enkel wapen tegen het virus. Er was geen vaccin, er was geen testcapaciteit, er was ook nog niet zoveel bekend over het virus”
Presentaties
Ze werd en wordt ook door alle voorzitters gehoord, “al moest ik zeker in het begin echt wel mijn best doen, weten aan welke informatie behoefte was en zorgen dat ik aansloot op de belangrijke thema’s. Vandaag de dag maak ik periodiek presentaties voor de burgemeesters, waarin ik aangeef welke communicatiestrategie we voorstellen. In het begin was dat meer ad-hoc en lag de focus vooral op wat we konden en moesten doen om ervoor te zorgen dat mensen zich aan alle maatregelen en aanwijzingen hielden.” Een belangrijk element in haar advisering was en is te blijven onderkennen dat het merendeel van de mensen zich goed aan de maatregelen hield en houdt, zeker nu ook steeds meer kritiek op het coronabeleid de kop opsteekt. “De kracht van het negatieve is heel groot. Al die kritiek en lelijke reacties zijn niet leuk, maar maken het wel belangrijk juist de mensen die goed meedoen – we noemen dat ook wel het stille midden – een hart onder de riem te blijven steken en betrokken te houden. Mijn boodschap aan de burgemeesters was en is daarom ook steeds: zeg vooral hoe het wél moet, in plaats van te benadrukken wat niet mag. Versterk het wij-gevoel, het belang van het samen doen, en benadruk in dat verband ook mooie initiatieven.”
Leerzaam
Corona drukte het afgelopen jaar werkinhoudelijk een belangrijk stempel op haar werk, maar leerzaam was het absoluut, zegt ze. “Je ziet hoe burgemeesters in zo’n crisis staan, hoe op bestuurlijk niveau met zo’n crisis wordt gedeald. Je ondervindt ook hoe belangrijk het is voortdurend in verbinding te blijven met alle partijen die ook een rol spelen, gemeenten, maar ook bijvoorbeeld gezondheids- en partnerorganisaties. Maar je leert óók dat je moet zorgen dat je niet overbelast wordt door alle informatie die op je wordt afgevuurd en hoe belangrijk het is voor jezelf steeds de goede filters aan te zetten. Er kwam ongelooflijk veel over ons heen en voor je het weet ga je in die enorme stroom informatie kopje onder. Vooral op dat punt heb ik voor mezelf echt wel stappen gezet.”
Sinds maart 2020 zijn door het coronavirus alle 25 veiligheidsregio’s in Nederland opgeschaald naar GRIP 4. GRIP geeft structuur aan de samenwerking tussen brandweer, politie, bevolkingszorg (een taak van de gemeenten) en de geneeskundige hulpverlening. Onderdeel van GRIP 4 is de vorming van een Regionaal Beleidsteam (RBT) onder leiding van de voorzitter veiligheidsregio, onder meer om visies te delen en scenario’s en maatregelen te bespreken. In de coronacrisis ging het in het RBT in sterke mate om de vertaling van landelijke besluiten naar de regio. In Noord-Holland Noord is daarbij in eerste instantie besloten omwille van snelheid en efficiëntie te vergaderen met zes vertegenwoordigende burgemeesters in plaats van met alle zeventien burgemeesters. Naast de voorzitter veiligheidsregio en de burgemeesters nemen diverse adviseurs deel aan het overleg, zoals de directeuren veiligheidsregio, de directeur publieke gezondheid en de strategisch adviseurs van politie (districtschef) en bevolkingszorg (coördinerend gemeentesecretaris), de regionaal operationeel leider en natuurlijk de communicatieadviseur. Het RBT komt in verband met de coronacrisis nog altijd wekelijks bijeen, inmiddels met alle burgemeesters van de regio.
MARKTMEESTER 'REDT' WEEKMARKT
“Het was improviseren, maar iedereen hielp blij mee”
Youssef Boufouchk is sinds 2016 marktmeester in Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Op 24 december 2020 was hij rond 7 uur ’s ochtends onderweg naar Drechterland, toen hij werd gebeld. Hij moest direct naar Stede Broec, omdat de markt daar in de knel kwam door brand in een nabijgelegen pand. Voor Code Oranje blikt hij kort terug:
“Normaliter heb ik geen twee markten op donderdag. Die in Drechterland is altijd op vrijdag, maar dat viel op Eerste Kerstdag. Toen ik in Stede Broec aankwam, heb ik direct de bevelvoerder van de brandweer opgezocht. Hij zei dat er brand was in een afhaalrestaurant en dat daardoor de markt niet kon doorgaan. Dat vond ik eigenlijk geen optie; er stonden al wat kooplui en de rest was onderweg. Ik vond dat we hen niet zomaar in de kou konden laten staan.” “Ik kwam al snel op het idee de markt te verplaatsen naar de parkeerplaats bij het station. Daar houden we ook altijd de jaarmarkt en daar is stroom. Ik moest op dat moment de knoop doorhakken, de markt is mijn verantwoordelijkheid en het was eigenlijk de enige uitwijkmogelijkheid. Rond kwart voor acht heb ik de kramenbouwer gebeld met de vraag of hij de boel wilde afbreken en een stukje verderop weer wilde opbouwen. Doordat er als gevolg van de coronamaatregelen geen non-food verkoop was, ging het buiten de kooplieden met eigen wagens om zo’n zestien kramen. De markt begint om 10 uur, dus dat was nog goed te doen.”
Buitendienst
“Ondertussen hadden een paar marktkooplui kaas, worst en broodjes voor de brandweermannen geregeld. Even later kwam de burgemeester ook nog. Hij vroeg mij om te zorgen dat er koffie voor de brandweer kwam. Ik heb toen een bode gevraagd dat voor zijn rekening te nemen. Daarna heb ik de collega’s van de buitendienst ingeschakeld voor stroomkabels en de sleutels van de meterkasten op de nieuwe locatie bij het station. Iedereen hielp blij mee.” “We hebben die ochtend meteen berichten op de website van de gemeente en Facebook geplaatst dat de markt vanwege brand die dag niet op het plein tussen het gemeentehuis en het Streekhof was, maar bij het station. Dat heeft goed gewerkt. Alleen de verkeersregelaars die het verkeer bij de rotonde tegenhielden waren aanvankelijk niet goed geïnformeerd. Zij hadden van de brandweer begrepen dat de markt helemaal niet doorging, maar dat hebben we snel kunnen herstellen.”
“We hebben veel geïmproviseerd, maar met een mooi resultaat”
Bloemetje
“Zoals ik het heb beleefd, is alles hartstikke goed gegaan. De communicatie was steeds heel duidelijk. Er was geen paniek, de brandweer en de politie deden hun werk prima. Via de vaste appgroep heb ik alle marktkooplui geïnformeerd waar ze naartoe moesten. We hebben veel geïmproviseerd, maar met een mooi resultaat. Ik kreeg na afloop nog een bloemetje thuisgestuurd van de SED-organisatie (Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, red.), met dank voor mijn inzet. Voor mij was dat wel de bevestiging dat we het die dag allemaal goed hebben opgelost.”
Het Expertteam Bevolkingszorg wordt niet bij elk incident ingeschakeld, simpelweg omdat het niet altijd hoeft. Soms kan een gemeente het zelf prima regelen, zoals blijkt uit het relaas van Youssef Boufouchk. Er was geen noodzaak de officier van dienst Bevolkingszorg op te roepen, wel is de voorlichter van dienst van het Expertteam op afstand bezig geweest met communicatie over de brand. Youssef Boufouchk nam ondertussen in samenwerking met collega’s de verantwoordelijkheid voor de markt, zodat die doorgang kon vinden op een andere locatie. Een voorbeeld van goede samenwerking ‘in het klein’.